Uskladite upravljanje resursima s ciljevima poboljšavanja QMS
Najbolji razlog za integriranje upravljanja resursima u vaš sustav je bolja spoznaja prednosti koje se pojavljuju kada analizirate prikupljene podatke kao dio sustava upravljanja kvalitetom (QMS). Sustav upravljanja kvalitetom ISO 9001 razvijen je tako da koristi prikupljene podatke za unošenje potrebnih promjena za poboljšanje pojedinih procesa, a pritom za poboljšanje učinkovitosti sustava u cjelini. Jedini način da se to dogodi je da se usklade ciljevi QMS-a s dodjeljenim resursima koji se navode u zahtjevu 7.1 Resursi. Tek tada se mogu dogoditi najbolja poboljšanja.
Osiguravanje odgovarajućih resursa za vaš QMS uključuje tri opća koraka:
– prepoznavanje potreba za resursima;
– priprema proračuna koji će odgovarati na potrebe i
– praćenje troškova QMS-a kontinuirano kako bi se osiguralo da resursi i dalje odražavaju trenutne potrebe.
Važnost resursa tvrtke
Prema ISO 9001:2015 zahtijeva se da odredite prirodu i dostupnost takvih resursa. To se obično radi planiranjem poslovanja i kvalitete. Imati odgovarajuće resurse od vitalnog je značaja za osiguravanje sukladnosti proizvoda ili ispunjavanje zahtjeva kupaca – npr. posjedovanje odgovarajućeg osoblja, materijala i opreme kako bi se osigurala pravodobna proizvodnja i isporuka proizvoda. Koristite poslovno planiranje (zahtjev 5.1.1), planiranje upravljanja kvalitetom (zahtjev 6.2.2), planiranje QMS procesa (zahtjev 4.4), kao i za vrijeme planiranja bilo koje promjene u QMS-u (zahtjev 6.3), za prepoznavanje i utvrđivanje prirode resursa potrebe QMS-a svaki postupak i plan njegove dostupnosti. Stvarna količina potrebnih resursa može varirati iz dana u dan i s vremenom. To je jedan od razloga zašto vrhunsko rukovodstvo mora redovito pregledavati rad QMS-a (zahtjev 9.3.3).
Zadovoljenje zahtjeva 7.1 Resursi prema ISO 9001:2015 – primjer dokumentiranih informacija
Zahtjev 7.1 ne obvezuje na bilo koju vrstu predviđanja ili dokumentiranja resursa (iznimka je 7.1.5 koji mora biti dokumentiran). Jednostavno zahtijeva da se osiguraju resursi i Vi se možete slobodno pozabaviti tim pitanjem na bilo koji način koji najbolje odgovara vašoj situaciji.
Auditori bi trebali provjeriti jesu li resursi potrebni za primjenu, održavanje i poboljšanje sustava upravljanja kvalitetom adekvatno upravljani. To znači da odgovarajuća sredstva moraju biti identificirana, planirana, učinjena dostupnim, korištena, nadzirana i mijenjana prema potrebi organizacije, na način koji je u skladu s ciljevima kao i doprinos usklađenosti sa zahtjevima za proizvod ili uslugu. Kako bi se provjerilo da li su prikladni procesi uspostavljeni, može se provjeriti tijekom internog audita u vidu intervjua s najvišim poslovodstvom i ostalim odgovornim osobljem. Dokazi se mogu dobiti u različitim fazama audita – pregledom ulaznih podataka upravine ocjene, performansi procesa i rezultata (izlazni podaci upravine ocjene). Važno je utvrditi da li je organizacija ocijenila prošli i sadašnji učinak (npr. koristeći analizu troškova, procjenu rizika) prilikom odlučivanja koja će se sredstva dodijeliti.
Da bi lakše zadovoljili zahtjeve kupaca i vanjskih zainteresiranih strana možete kreirati slijedeće dokumentirane informacije:
Zahtjev:
• osigurava da organizacija određuje i osigurava osoblje za primjenu QMS-a te za upravljanje i kontrolu njegovih procesa.
Dokumentirana informacija:
Ključni zahtjevi za kompetencijom osoblja moraju biti implementirani u dokumentiranom postupku temeljenom na najboljem iskustvu na terenu, a uključuje slijedeće:
• definiranje potrebne kompetencije;
• pružanje kompetencija;
• evaluacija učinkovitosti mjera za osiguranje kompetencije;
• čuvanje dokaza o stručnosti;
• analiza adekvatnosti ljudskih resursa, mjere poboljšanja.
Zapisi:
• godišnji plan zapošljavanja/obuke;
• ocjena učinkovitosti osposobljavanja.
Zahtjev:
• osigurava da organizacija određuje i pruža infrastrukturu za rad procesa i postizanje sukladnosti.
Dokumentirana informacija:
Postupak koji regulira izvršenje procesa – “Kontrola infrastrukture”, a uključuje:
• definiranje potrebne infrastrukture;
• osiguravanje dostupnosti infrastrukture;
• održavanje infrastrukture.
Zapisi:
• godišnji rutinski i preventivni raspored održavanja;
• godišnji plan remonta;
• upute za održavanje;
• evidencija o pregledima zgrada.
Zahtjev:
• osigurava da organizacija određuje, osigurava i održava okruženje potrebno za rad svojih procesa i postizanje sukladnosti.
Dokumentirana informacija:
Provesti procjenu rizika o uvjetima radne okoline objekta kako bi se identificirali i kontrolirali rizici povezani s njihovim utjecajem na:
• kvalitetu proizvoda i usluga,
• rad poslovnih i qms procesa,
• zdravlje i sigurnost zaposlenika.
Zapisi:
• procjena rizika i mogućnosti.
Zahtjev:
• osigurava mjerne uređaje, umjeravanje i sljedivost mjerenja.
Dokumentirana informacija:
Postupak „Kontrola nadzora i mjerenja resursa“, osiguravajući raspoloživost i održavanje tri komponente praćenja i mjerenja resursa:
• mjerna oprema;
• metodologije praćenja i mjerenja;
• osoblje koje provodi nadzor i mjerenje.
Zahtjev:
• osigurava da organizacija uzme u obzir unutarnje i vanjske izvore znanja potrebnog za rad QMS-a, osiguranje sukladnost proizvoda i usluga.
(poput: učenje iz neuspjeha; prikupljanje znanja od kupaca, dobavljača i partnera; praćenje znanja koje postoji unutar organizacije npr. kroz mentorstvo; dijeljenje organizacijskog znanja s relevantnim zainteresiranim stranama radi osiguranja održivosti organizacije; ažuriranje potrebnog organizacijskog znanja na temelju rezultata poboljšanja; znanja sa konferencija, sudjelovanja na sajmovima, mrežnim seminarima)
Dokumentirana informacija:
Postupak „Kontrola organizacijskog znanja”, koji opisuje organizacijsku aktivnost korištenja znanja kao resursa za QMS procese.
Proces uključuje četiri faze:
• definiranje potrebnog znanja;
• stvaranje banke znanja organizacije;
• održavanje i pružanje pristupa znanju;
• upravljanje kvalitetom poboljšava se stečenim znanjem.
