Dokumentirana informacija
Novi izraz u terminologiji ISO normi, koji ponekad može djelovati zbunjujuće. To je uglavnom zbog činjenice što su u ranijim verzijama dokumentirane informacije bile poznate kao zapis, dokument ili dokumentirani postupak. Dokumentirana informacija po novome uključuje dokument i zapis u jednom pojmu, gdje „dokument“ sadrži informaciju, a „zapis“ čuva tu informaciju. Zapis je medij na kojemu se informacija čuva. Dokumentirane informacije obuhvaćaju sve relevantne informacije za koje se u nekoj organizaciji zahtijeva kontrola i održavanje, zajedno s medijem na kojem se ove informacije čuvaju. Težnja je na postizanju dokumentiranog sustava upravljanja kvalitetom, a ne postizanje sustava dokumenata. Opseg dokumentiranih informacija može se razlikovati od jedne do druge organizacije zbog veličine i vrste aktivnosti, procesa, proizvoda i usluga, složenosti procesa i njihovih interakcija i kompetentnosti osoba. Važno je naglasiti da su organizacije slobodne koristiti sve uvjete koji odgovaraju njihovim vlastitim potrebama.
Što podrazumijeva Zahtjev 7.5?
Sustav upravljanja kvalitetom (eng. Quality Management System – QMS) https://hr.wikipedia.org/wiki/Me%C4%91unarodna_organizacija_za_standardizaciju mora uključiti dokumentirane informacije zahtijevane normama 9001:2015 i 14001:2015, ali i one dokumentirane informacije koje je organizacija odredila kao nužne za djelotvornost QMS-a
- Izrada i ažuriranje dokumentiranih informacija (identifikacija, opis, format, pregled i odobrenje prikladnosti i primjerenosti).
- Upravljanje dokumentiranom informacijom kako bi se osigurala njezina dostupnost, primjerenost za upotrebu, zaštićenost od različitih gubitaka (primjerice gubitka povjerljivosti, cjelovitosti, neprimjerenog korištenja).
- Provođenje aktivnosti potrebnih za upravljanje dokumentiranom informacijom:
- o raspodjela, pristup, pronalaženje i korištenje
- o pohrana i očuvanje, uključujući očuvanje trajne čitljivosti
- o upravljanje promjenama
- o vrijeme čuvanja i odbacivanja
Dokumentirana informacija vanjskog porijekla mora biti identificirana i pod kontinuiranim nadzorom.
Ciljevi dokumentiranih informacija
- Komunikacija informacija – u svojstvu alata za prijenos podataka i komunikaciju. Vrsta i opseg dokumentiranih informacija ovisit će o prirodi proizvoda i procesa organizacije, stupnju formalnosti komunikacijskih sustava i razini komunikacijskih vještina unutar organizacije i organizacijske kulture.
- Dokaz o sukladnosti – pružanje dokaza da su planirane aktivnosti zaista i izvršene.
- Dijeljenje znanja
- Širenje i očuvanje iskustava organizacije – tipičan primjer bila bi tehnička specifikacija koja se može koristiti kao osnova za dizajn i razvoj novog proizvoda ili usluge.
Što kontrolirati?
Sljedeća pitanja mogu pomoći odrediti treba li pojedinu dokumentiranu informaciju kontrolirati.
- Usmjeravaju li dokumentirane informacije proizvodnju proizvoda i usluga?
- Odgovaraju li zahtjevima kupaca i/ili proizvoda?
- Koriste li se za kontrolu procesa?
- Jesu li dokumentirane informacije korištene za donošenje odluka od strane proizvodnog osoblja?
- Koriste li se dokumentirane informacije za prikupljanje podataka koji bi se kasnije mogli upotrijebiti za donošenje odluka u okviru sustava upravljanja (npr. obrazac)?
- Jesu li podaci toliko kritični da bi neuspjeh u njihovom ažuriranju mogao predstavljati rizik za organizaciju ili korisnike?
- Odgovaraju li dokumentirane informacije ili se odnose na zahtjev iz norme ISO 9001?
Ukoliko je odgovor na jedno ili više ovih pitanja DA, tada je dokumentirane informacije potrebno kontrolirati.
Scenarij 1 - Edukacija djelatnika
Odjel za edukaciju razvija video zapise kako bi osposobio djelatnike o pravilnom postavljanju i radu proizvodnih linija. Video zapisi su uključeni u program edukacije za nove i postojeće djelatnike. U ovom je slučaju potrebna kontrola dokumenata jer video zapisi definiraju kontrolu procesa, usmjeravaju proizvodnju proizvoda i odnose se na zahtjeve za izobrazbom IS0 9001.
Scenarij 2 - inspekcija proizvoda
Organizacija razvija popis za provjeru koji se koristi za bilježenje rezultata inspekcije proizvoda. Prazan kontrolni popis definira točno ono što se mora pregledati kako su naznačeni razmaci koje inspektori moraju popuniti. Ovi prazni obrasci moraju biti kontrolirani kao dokumenti, a zatim kao evidencija nakon što su ispunjeni.
